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Stefano Consiglio » 9.La burocrazia meccanica


Struttura della lezione

La burocrazia meccanica

  • Esercitazione: la servizi museali srl
  • Le parti fondamentali della burocrazia meccanica
  • I principali meccanismi di coordinamento
  • La progettazione delle posizioni individuali
  • La progettazione della macrostruttura
  • La progettazione del sistema decisionale
  • Il contesto ambientale
  • I punti di forza della burocrazia meccanica
  • I punti di debolezza della burocrazia meccanica

Esercitazione: Servizi Museali s.r.l.

La Servizi Museali s.r.l. è una società che offre servizi di supporto a strutture museali presenti in Italia. In particolare la società offre i seguenti servizi: Gestione biglietteria, gestione bookshop, servizi di custodia. Al momento la società è presente in 8 strutture museali.

Il Consiglio di Amministrazione delinea le scelte strategiche e di indirizzo che governano la Società e nomina il Direttore Generale che ha la responsabilità complessiva della società. La struttura organizzativa è articolata in cinque funzioni:

1. La Direzione commerciale ha la responsabilità di gestire i rapporti con la clientela ed incrementare il volume di affari. Dalla direzione commerciale dipende il responsabile marketing della società che cura la promozione ed i rapporti con la stampa e l’Ufficio Appalti e contratti che si occupa della predisposizione della documentazione relativa alla partecipazione a gare d’appalto, dal reperimento bandi alla definizione e stipula dei relativi contratti.

Esercitazione: Servizi Museali s.r.l. (segue)

2. La Direzione della produzione cura la produzione dei servizi e si articola in tre aree di responsabilità, una si occupa dei servizi di bigliettazione (24 addetti negli 8 musei e 6 al call center), una della gestione dei bookshop (6 bookshop 18 addetti) ed una dei servizi di custodia (38 addetti).

3. L’Amministrazione ha la responsabilità è dell’amministrazione dell’azienda, definisce il bilancio preventivo, il piano d’azione annuale ed il budget, è responsabile del Controllo di gestione e controlla l’ufficio personale che espleta tutti i servizi per la gestione amministrativa del personale.

4. I Servizi generali assicurano la conduzione dei servizi di segreteria e di supporto, gli acquisti la logistica.

5. Il Sistema Informativo interno è affidato ad un tecnico che gestisce la rete aziendale e cura l’addestramento interno sui diversi software applicativi.

Esercitazione: Servizi Museali s.r.l.

Scrivete l’organigramma della Servizi Museali S.r.l ed indicate:

  • il principale meccanismo di coordinamento utilizzato;
  • la parte fondamentale di questa organizzazione;
  • le caratteristiche delle mansioni presenti nel nucleo operativo;
  • il grado di formalizzazione del comportamento;
  • la base di raggruppamento scelta;
  • il grado di decentramento;
  • i fattori contingenti che favoriscono la presenza di queste strutture.

La burocrazia meccanica: le parti

La burocrazia meccanica è una configurazione organizzativa utilizzata dalle imprese che offrono servizi museali (servizio di biglietteria, di gestione dei bookshop, di guardiania e custodia, di allestimenti), nella pubblica amministrazione (es. biblioteche, archivi storici, ecc.).

Le parti principali:

  • vertice strategico: parte importante;
  • nucleo operativo: parte importante;
  • linea intermedia: parte importante;
  • tecnostruttura: parte prevalente;
  • staff di supporto: parte importante.

La burocrazia meccanica: i meccanismi di coordinamento

I meccanismi di coordinamento prevalenti

Standardizzazione: forte ricorso alla standardizzazione dei processi di lavoro.

La supervisione diretta: la supervisione diretta è utilizzata dal vertice strategico e dalla linea intermedia, ma è depotenziata dal forte ricorso alla standardizzazione.

Adattamento reciproco: meccanismo di coordinamento poco utilizzato.

Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


La progettazione delle posizioni individuali

Grado di specializzazione delle mansione

Nucleo operativo: mansioni specializzate orizzontalmente e verticalmente (mansioni poco qualificate).

Linea intermedia: mansioni specializzate verticalmente, ma non orizzontalmente.

Vertice strategico: mansioni manageriali.

Grado di formalizzazione del comportamento: molto elevato.

Grado di formazione ed indottrinamento: limitato.

Operatori di un call center. Fonte: Flickr

Operatori di un call center. Fonte: Flickr


La progettazione della macrostruttura

La base di raggruppamento è quella funzionale.

Le unità organizzative sono di grande dimensione.

Le interdipendenze generiche sono gestite attraverso:

  • la pianificazione dell’azione;
  • i meccanismi di collegamento:
    • task force e comitati composti dai diversi responsabili funzionali;
    • manager di prodotto e di progetto.


La progettazione del sistema decisionale

La burocrazia meccanica è una struttura tendenzialmente accentrata.

Tipo di decentramento:

  • orizzontale limitato (alla tecnostruttura);
  • selettivo (ai diversi responsabili funzionali).


I fattori contingenti

Ambiente

  • Stabile
  • Semplice
  • Omogeneo
  • Ostile/generoso

Età

  • Non giovane

Dimensione

  • Grande

Potere

  • Forte controllo esterno
  • Forte bisogno di potere
  • Struttura non di moda
Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


Vantaggi e svantaggi della burocrazia meccanica

Vantaggi

  • Efficienza;
  • Parità di trattamento per i clienti;
  • Parità di trattamento per i dipendenti;
  • Capacità di controllo.
Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


Vantaggi e svantaggi della burocrazia meccanica (segue)

Svantaggi

  • Basso livello motivazionale
  • Buropatologie: la trasposizione mezzi/fini (la storia della formica)
  • Scarsa flessibilità
  • Conflittualità tra linea intermedia e tecnostruttura
Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


I materiali di supporto della lezione

Minzberg H (1996) “La progettazione dell'organizzazione aziendale”, Capitolo 9, Il Mulino, Bologna

Storia di una formica

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