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Stefano Consiglio » 3.La progettazione delle posizioni individuali


Struttura della lezione

Le finalità della progettazione delle posizioni individuali; I parametri di progettazione delle posizioni individuali.

La scelta del grado di specializzazione delle mansioni:

  • la specializzazione orizzontale,
  • la specializzazione verticale,
  • i problemi della specializzazione,
  • i possibili rimedi,
  • la tipizzazione delle mansioni.

La scelta del grado di formalizzazione del comportamento.

La scelta del grado di formazione.

Le finalità della progettazione delle posizioni

L’antefatto

  • Obiettivo dell’organizzazione;
  • Sviluppo strategia;
  • Identificazione dei compiti.

L’esigenza

  • Attribuire i compiti alle persone che operano per conto dell’organizzazione.

L’obiettivo

  • Definire le modalità con cui l’organizzazione affronta il tema della divisione del lavoro.
Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


I parametri di progettazione delle posizioni individuali

I parametri di progettazione delle posizioni individuali sono tre:

  1. Scelta del grado di specializzazione delle mansioni
    Quanti compiti dovrebbero formare una certa posizione e quale dovrebbe essere il grado di specializzazione di ognuno di essi?
  2. Scelta del grado di formalizzazione
    In quale misura le attività di ogni posizione dovrebbero essere standardizzate?
  3. Scelta del grado di formazione
    Quali capacità e conoscenze dovrebbero essere richieste da ogni posizione?

La scelta del grado di specializzazione delle mansioni

Concetti introduttivi

La mansione è dato da un insieme di compiti.

I compiti sono attività elementari non ulteriormente suddivisibili.

Le domande:

  • quanti compiti attribuiamo ad ogni singola mansione (scelta del grado di specializzazione orizzontale);
  • quale grado di autonomia attribuiamo alle persone a cui attribuiamo tale mansione? (scelta del grado di specializzazione verticale).
Fonte: Flickr

Fonte: Flickr


Il grado di specializzazione orizzontale della mansione

Il concetto di base

La specializzazione orizzontale è rappresentata dalla “larghezza” o “ampiezza” della mansione ed è definita dal numero di compiti diversi che sono attribuiti ad ogni mansione.

La specializzazione orizzontale è alta quando la mansione è composta da pochi compiti (esempio bigliettaio, restauratore).

La specializzazione orizzontale è bassa quando la mansione è composta da molti compiti (esempio direttore di un museo, tuttofare di un piccolo museo).

Il casellante

Il casellante

One man Band

One man Band


Il grado di specializzazione orizzontale della mansione (segue)

I vantaggi di un’alta specializzazione orizzontale

La specializzazione delle mansioni rappresenta la forma prevalente di divisione del lavoro e costituisce una componente intrinseca di ogni attività organizzativa.

Basso grado di specializzazione orizzontale
Mansione 1: tutti i compiti
Mansione 2: tutti i compiti
Mansione 3: tutti i compiti
Mansione 4: tutti i compiti

Alto grado di specializzazione orizzontale
Mansione 1: tagliare ferro
Mansione 2: fare testa spillo
Mansione 3. fare punta
Mansione 4: imballare

Al crescere della specializzazione orizzontale aumenta la produttività del lavoro.

Fonte: Flickr

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Il grado di specializzazione orizzontale della mansione (segue)

I vantaggi di un’alta specializzazione orizzontale

Perché all’aumento della specializzazione orizzontale aumenta la produttività del lavoro?

Vantaggi:

  • Aumenta la destrezza.
  • Risparmio di tempo.
  • Sviluppo metodi e innovazione.

Ulteriori implicazioni:

  • Facilita standardizzazione.
  • Rende gli output più uniformi.
Fonte: Flickr

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Il grado di specializzazione verticale della mansione

Il concetto di base

La specializzazione verticale delle mansioni attiene al grado di controllo sui compiti (cosa, quando e come fare i compiti).

La specializzazione verticale è alta quando i titolari di una posizione non hanno il controllo sulle attività da loro svolte (esempio restauratore, tuttofare di un piccolo museo).

La specializzazione verticale è bassa quando i titolari di una posizione hanno il controllo sulle attività da loro svolte (esempio bigliettaio, direttore museo).

Fonte: Flickr

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Il grado di specializzazione verticale della mansione (segue)

I vantaggi di un’alta specializzazione verticale

La specializzazione verticale delle mansioni separa l’esecuzione dalla direzione/controllo del lavoro.

Il cantiere di Taylor: privare gli operai della discrezionalità (vedi lettura).

Al crescere della specializzazione verticale aumenta la produttività del lavoro.

“Le organizzazioni specializzano le mansioni nella dimensione verticale nella convinzione che per determinare le modalità di svolgimento del lavoro sia richiesta una diversa prospettiva”.

… spesso quando aumenta la specializzazione orizzontale, aumenta anche la specializzazione verticale.

Fonte: Flickr

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Il problemi della specializzazione

I problemi della specializzazione orizzontale

  • Problemi di coordinamento;
  • Problemi di comunicazione;
  • Problemi di bilanciamento dei carichi.

I problemi della specializzazione orizzontale e verticale

  • Problemi di alienazione;
  • Problemi di motivazione.
Fonte: Flickr

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I possibili rimedi

La rotazione delle mansioni

  • Non modifico le mansioni;
  • Faccio ruotare le persone;
  • Si riduce l’effetto apprendimento.

L’allargamento delle mansioni

  • Aumento il numero di compiti della mansione
    (allargamento orizzontale della mansione);
  • Aumento il grado di discrezionalità
    (allargamento verticale delle mansione).
Fonte: Flickr

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Il bancario

Il bancario


La tipizzazione delle mansioni


La tipizzazione delle mansioni (segue)

Esercitazione
Analizzare i compiti delle seguenti professioni museali ed identificare il loro grado di specializzazione orizzontale e verticale.

Responsabile servizi educativi.
Catalogatore.
Registrar.
Educatore museale.
Coordinatore dei servizi di custodia.
Restauratore.
Operatore dei servizi di custodia.
Direttore.
Conservatore.
Responsabile amministrativo finanziario.
Responsabile sito web.
Addetto alla sicurezza.
Addetti agli allestimenti.

Materiale da consultare: la carta delle professioni museali.

La scelta del grado di formalizzazione delle mansioni

Concetti introduttivi

La formalizzazione del comportamento è un parametro che rappresenta il modo attraverso il quale l’organizzazione elimina discrezionalità dei suoi membri, essenzialmente standardizzando i processi di lavoro.

Le modalità per formalizzare il comportamento:

  1. attraverso la descrizione della mansione,
  2. attraverso la specificazione del flusso di lavoro,
  3. attraverso la definizione delle regole.

La scelta del grado di formalizzazione delle mansioni (segue)

Le finalità della formalizzazione

  • Favorire il coordinamento delle attività.
  • Ottenere risultati efficienti.
  • Assicurare trattamento imparziale.
  • Proteggere i dipendenti.
  • Assicurare ordine.

La formalizzazione risulta un parametro di progettazione chiave in presenza di mansioni caratterizzate da un’alta specializzazione verticale.

Fonte: Flickr

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La scelta del grado di formalizzazione delle mansioni (segue)

I rischi della formalizzazione

La formalizzazione provoca:

  • Stanchezza fisica (studi di Hawthorne).
  • Stanchezza psicologica (studi di Argyris, Bennis, Likert e Mc Gregor).

Le conseguenze

  • Rifiuto dell’innovazione.
  • Cattivo trattamento dei clienti.
  • Aumento assenteismo.
  • Elevato turnover.
  • Scioperi e sabotaggio.

Alcuni studi hanno rilevato però che la formalizzazione è accettata:

  • perché diminuisce il potere dei capi;
  • perché innesca un senso di democrazia “perversa”;
  • perché crea situazioni di potere da parte di chi è in grado di gestire le situazioni di incertezza.
Fonte: Flickr

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La scelta del grado di formazione e indottrinamento

Concetti introduttivi

La formazione è il processo attraverso il quale le capacità e le conoscenze connesse alla mansione vengono insegnate.

L’indottrinamento è il processo attraverso il quale vengono acquisite le norme organizzative.

L’obiettivo che bisogna raggiungere nello scegliere il grado di formazione e di indottrinamento è quello di fare in modo che il titolare della mansione sia in grado di svolgere i suoi compiti.

Fonte: Flickr

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La formazione

Mansioni poco qualificate

  • compiti semplici;
  • facilmente apprendibili.

….. limitato ricorso alla formazione

Mansioni professionali

  • compiti complessi;
  • conoscenze codificate;
  • bisogno di autonomia.

….. elevato ricorso alla formazione.

La formazione è un parametro di progettazione fondamentale in tutte le attività che definiamo professionali.

Fonte: Flickr

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L’indottrinamento

L’indottrinamento è il parametro di progettazione attraverso il quale l’organizzazione socializza formalmente i suoi membri a proprio vantaggio.

I programmi di indottrinamento sono molto importanti quando le mansioni sono variabili e lontane.

Gli strumenti utilizzati per indottrinare:

  • tirocini;
  • programmi di formazione;
  • mentoring;
  • rotazione tra uffici;

.. e per rafforzare la lealtà dei dipendenti

  • cerimonie;
  • convention.
Fonte: Flickr

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